必要なのは会議情報、テーマ、なので召集メールで書いておき、会議の席ではメモ用紙をかねてA4一枚を配布するよう心がけます。
各トピックはその場でのゴールを明確にしておくのがポイント。
× 「～について」
○ 「～～を決める」「～～を共有する」「～～に意見交換」
といった具合です。
時には「アジェンダ」って何ですか？議題と何が違うの？と質問されることもあります。
アジェンダのほうが会議に限らず、"課題" "予定"のニュアンスがあると思われますが、会議のアジェンダという範囲で訳するとアジェンダ＝議題には違いないです。
そのプロジェクトで違和感ない呼び方をすればよいのではないでしょうか。
参考：スペースアルク：英辞郎検索結果
http://www2.alc.co.jp/ejr/index.php?word_in=agenda+&word_in2=%82%A9%82%AB%82%AD%82%AF%82%B1&word_in3=PVawEWi72JXCKoa0Je
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■会議名：
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目 的：
参加者：
場 所：
時 間：**:**～**:**
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■アジェンダ
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**:**～**:** トピック１
**:**～**:** トピック２
**:**～**:** トピック３
**:**～**:** トピック４
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■メモ：本日の決定事項
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■メモ：本日の宿題
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■今後の予定
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